员工返乡路费报销，是福利还是费用？税务上如何处理？

问：春节将至，公司想为外地员工报销回乡探亲的往返路费。这是一项不错的员工关怀，但不知在税务上属于什么性质？公司和个人是否需要缴税？

广西金岛财税答：

企业为员工报销返乡路费，在税务定性上明确属于职工福利，而非与生产经营直接相关的差旅费。以下依据权威政策文件为您详细解析。

一、企业所得税处理

为员工报销的返乡路费，应计入“职工福利费”科目。

政策依据：
根据《国家税务总局关于企业工资薪金及职工福利费扣除问题的通知》（国税函〔2009〕3号）第三条第二款明确规定，企业职工福利费包括：“为职工卫生保健、生活、住房、交通等所发放的各项补贴和非货币性福利……探亲假路费” 。

扣除标准：
根据《中华人民共和国企业所得税法实施条例》第四十条规定，企业发生的职工福利费支出，不超过工资、薪金总额14%的部分，准予税前扣除 。

因此，该项报销款在规定限额内，可以作为成本费用减少企业所得税。

二、个人所得税处理（关键点）

这是企业需要履行代扣代缴义务的环节。

政策依据：
根据《中华人民共和国个人所得税法实施条例》（国务院令第707号）第六条规定，个人因任职或者受雇取得的所得，包括工资、薪金、奖金、年终加薪、劳动分红、津贴、补贴以及与任职或者受雇有关的其他所得，均为“工资、薪金所得” 。

实务操作：

• 企业为员工报销的返乡探亲路费，属于给予员工的非货币性福利。

• 该福利应并入员工当月的“工资、薪金所得”，由企业依法代扣代缴个人所得税。

• 例如，为一名员工报销了1000元高铁票，公司应在发放报销款或计入费用的当月，将这1000元与该员工的当月工资合并，计算并代扣其个人所得税。

三、报销凭证要求

企业应保留完整的内部凭证作为记账和税前扣除的依据，包括：

1. 公司关于报销返乡路费的相关制度或股东会/董事会决议。

2. 员工提交的经审批的报销申请单。

3. 真实、有效的交通费票据（如飞机票、火车票、汽车票等）。注意，票据上的乘客姓名应为本公司员工。

四、重要区分：与“差旅费”的本质不同

如果员工受公司指派，在春节期间前往异地处理公务而产生的路费，则属于“差旅费”。凭真实票据报销的差旅费，在规定标准内可以不计入员工工资薪金所得征收个税 。

但“返乡探亲”显然不具有公务性质，因此不能按差旅费处理，必须按职工福利费处理并计征个税。

五、合规建议

这项福利体现了公司关怀，但为避免税务风险，建议：

1. 事先明确政策：在报销前向员工说明该福利将合并计征个税，避免误会。

2. 准确履行扣缴义务：财务人员在操作时务必计算并代扣税款。

3. 统筹福利费总额：将此项支出纳入全年职工福利费预算，确保不超过工资总额14%的扣除限额。

政策速查：

• 《国家税务总局关于企业工资薪金及职工福利费扣除问题的通知》（国税函〔2009〕3号）：https://fg.taxation.cn/xs/ssfwsw/qysds/201805/t20180525_544.html

• 《中华人民共和国企业所得税法实施条例》第四十条

• 《中华人民共和国个人所得税法实施条例》（国务院令第707号）第六条